PRA RAPAT
- Buat agenda pembahasan
- Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan
- Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi rapat.
- Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.
- Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu.
- Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD, Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam dinding) dan penerangan ruang rapat
SAAT RAPAT
- Awali dengan Bismillah
- Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai
- Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung
- Tentukan pimpinan rapat
- Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat
- Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.
- Pastikan pimpinan rapat bersikap adil
- Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who) dan 1H (how)
- Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi,
- Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang
- Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya kecuali diminta
- Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat
- Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)
- Peserta wajib mengisi form kehadiran
- Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan.
- Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat
- Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
- Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target realisasi
- Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut.
- Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual) informasi atau kesepakatan rapat.
- Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :
- Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama
- Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan hasil rapat
- Sampaikan agenda lanjutan
- Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan pelaksanaan hasil rapat tersebut.
PASCA RAPAT
Tidak kalah pentingnya adalah etika sesudah rapat.
1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat
2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control
HAL – hal yang me-RUSAK pelaksanaan rapat
- Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan menjadi kebiasaan buruk
- Tidak tegas waktu
- Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
- Tidak ada sarana audio visual
- Mengundang orang yang bukan bidangnya
- Tidak ada notulensi hasil rapat
- Peserta tidak memahami tujuan rapat
- Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat
- Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
- Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
- Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
- Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta reward and punishment-nya
- Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
- Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
- Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja tanpa ada aktifitas menulis
- Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
- Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi
- Pemimpin rapat tidak mampu meluruskan pembicaraan sehingga melebar atau tidak focus
Ditulis oleh Buyung Ristyono
Referensi dari berbagai sumber dan pengamatan
